fax番号を複数取得することも可能!有効活用の方法とは?

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fax番号を複数取得することも可能!有効活用の方法とは?

複数の番号を取得することもできる!

eFaxでは、1つのアカウントで複数のFAX番号を持つことが可能です。
ですので、用途別にFAX番号を使い分けたいという方におすすめです。

部課ごとにFAX番号を設定する
仕事用とプライベート用の使い分け

このような使い方も可能なんですね。
このページでは、複数のfax番号やメールアドレスを取得・登録できるメリットなどを紹介していこうと思います!

 

従来のファックスの問題とは?

従来のFAX機の場合、受信と同時にプリントアウトされていたため、複数の部で1台のFAX機を共有していたら、どちらか一方の部に届いたFAXであっても、別の部署の人が中身を知ることが可能でした。
ただ、内容的に誰が見てもよいものであれば大した問題にはならないかもしれませんが、問題は

  1. 人事関係の書類
  2. 金銭に関する書類
  3. 個人情報の含まれる書類

など!
他の部署の人にはあまり知られたくないものも、含まれている場合がありますよね…。

 

また、複数の部署へのFAXが1台に集中すると、分けるだけでも手間になりますし、分け損なって一部が違う部課へ行ってしまう心配もあります。
eFaxの複数FAX番号は、そのような問題点をクリアにするのに役立ちます。

 

部署ごとに番号を用意すればok!

部課ごとにFAX番号を取得しておけば、それを確認できるのは対象の部課の人だけですし、もし共用したいときには、PDFファイルとしてメールに添付して送ることができます。
また、eFaxでは、FAX番号ごとに最大5つまでのEメールアドレスを設定して同時に受信することができます。
次の項では、この機能について説明して行こうと思います!

efaxなら受信時の宛先も複数設定できる!

efaxは複数のアドレスで受信する事が可能!

eFaxでは1つのFAX番号に対して5つまでのEメールアドレスを登録することができ、それぞれのEメールアドレスで同時に受信することができます。
つまり…、ひとつのアカウントで複数の番号を持てる機能とうまく組み合わせて使えば、その特性は何倍にも活かすことができるんです!
例えば、

  1. 自営業
  2. SOHO
  3. ネットショップ

などでeFaxを利用する方であれば、仕事用家庭用で使い分けると便利です。

 

仕事でも家庭でもファックスを受信したい人は?

仕事で使うFAXと家族全体で使うFAXの番号を別にしておけば…

仕事用のFAXは仕事に使っている人だけ受信!
家庭用のFAXは家族全員で受信!

こうやって受信することができます。

 

この場合、仕事用のFAX番号には仕事用のパソコンと仕事に使っている人のスマートフォンのEメールアドレスを、家庭用のFAX番号には家族のパソコンやスマートフォンのEメールアドレスを設定しておくと使い勝手がよくなるでしょう。

複数のショップを管理している人は?

また、ネットショップを複数運営している方であれば、ショップごとに別のFAX番号を取得しておくと、受信したデータの整理や管理が楽になります。
お仕事などで使うネットファックスを探している方は、ぜひ参考にしてみてください♪

具体的な使い方・2選!

ここでは、具体的に考えられる使い方を、2つ挙げてみようと思います。

 

PCのEmailアドレスとスマホのアドレス、両方を登録しておく!

eFaxを個人で利用する場合

  1. 1つはパソコンのEメールアドレス
  2. もう1つはスマートフォンのメールアドレス

これを登録しておきましょう!
オフィスにいるときはパソコンで、外出しているときはスマートフォンでFAXの受信をすることができます。
また、それぞれの端末でデータを管理できる点も便利ですね。
更に、パソコンやスマートフォンのメールアドレスを、ビジネス用とプライベート用に分け、複数持っている人の場合も複数登録しておいて、それぞれの端末に必要な分だけFAXデータを残すという管理の仕方もできるので便利ですね。

ファックスを早くみるべきメンバーを登録する!
  1. eFaxを会社で利用する場合
  2. 会社や部署で1つのFAX番号を使う場合

などは、FAXの内容を一早く知る必要のある数名を選んでEメールアドレスを登録するとよいでしょう。
同時受信してFAXデータを共有することができるので、仕事がスムーズになります!

 

もちろん、会社などの場合、Eメールアドレスを登録したいという人が5人では収まらないことが多いと思われます。
しかし、FAXの内容を一早く知り、それによって行動を起こさなければビジネス上大きな問題になるという立場の人は限られているはずです。
そのような立場の人以外は、届いたFAXを必要に応じてメールで転送したり、プリントアウトして渡したりすることで対応できますから、最大5つでも十分使えるはずです。

 

個人のパソコンとスマートフォンのEメールアドレスを設定したり、部課のメンバーのEメールアドレスを設定したりして、それぞれで送受信や閲覧をすることも可能になります。

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